Surat resign atau surat pengunduran diri adalah dokumen formal yang Anda berikan kepada atasan atau perusahaan untuk memberitahukan niat Anda untuk mengakhiri hubungan kerja. Meskipun terdengar sederhana, menulis surat resign yang baik dalam bahasa Inggris membutuhkan perhatian khusus. Artikel ini akan membahas secara detail tentang pentingnya surat resign, struktur yang tepat, dan contoh-contoh yang dapat Anda adaptasi sesuai kebutuhan.
Mengapa Surat Resign Penting?
Surat resign bukan sekadar formalitas. Dokumen ini memiliki beberapa fungsi penting:
- Profesionalisme: Mengirimkan surat resign menunjukkan profesionalisme Anda dan menghargai perusahaan serta rekan kerja.
- Dokumentasi: Surat resign menjadi bukti tertulis resmi tentang pengunduran diri Anda, yang dapat berguna untuk keperluan administrasi di masa depan.
- Jembatan Komunikasi: Surat resign memberikan kesempatan terakhir untuk menyampaikan rasa terima kasih, memberikan masukan, atau menawarkan bantuan selama masa transisi.
- Kesan Terakhir: Surat resign yang baik akan meninggalkan kesan positif dan menjaga hubungan baik dengan perusahaan, yang bisa bermanfaat untuk jaringan profesional Anda di masa depan.
Struktur Surat Resign Bahasa Inggris
Surat resign yang efektif memiliki struktur yang jelas dan informatif. Berikut adalah elemen-elemen penting yang harus ada dalam surat resign Anda:
Informasi Pengirim dan Penerima:
- Nama lengkap Anda
- Jabatan Anda
- Nama perusahaan
- Nama atasan atau departemen HRD
- Alamat perusahaan
Pernyataan Pengunduran Diri:
- Nyatakan dengan jelas bahwa Anda mengundurkan diri.
- Sebutkan jabatan Anda saat ini.
- Cantumkan tanggal efektif pengunduran diri Anda (biasanya sesuai dengan ketentuan perusahaan atau kontrak kerja).
Ucapan Terima Kasih:
- Sampaikan rasa terima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang Anda dapatkan selama bekerja di perusahaan.
- (Opsional) Sebutkan secara spesifik hal-hal yang Anda hargai, misalnya bimbingan dari atasan, kerja sama tim, atau proyek-proyek yang Anda kerjakan.
Alasan Pengunduran Diri (Opsional):
- Anda tidak wajib menyebutkan alasan pengunduran diri, tetapi jika Anda merasa nyaman, Anda bisa memberikan alasan singkat dan profesional.
- Hindari memberikan alasan yang negatif atau menyalahkan perusahaan.
- Beberapa alasan umum yang bisa Anda sebutkan antara lain:
- Mengejar peluang karier baru
- Melanjutkan studi
- Alasan pribadi atau keluarga
- Pindah domisili
Penutup:
- Tawarkan bantuan selama masa transisi, misalnya membantu melatih pengganti Anda atau menyelesaikan proyek yang sedang berjalan.
- Sampaikan harapan baik untuk perusahaan dan rekan kerja.
- Akhiri dengan salam penutup yang sopan, misalnya “Sincerely” atau “Best regards”.
Tanda Tangan:
- Cantumkan tanda tangan Anda di atas nama lengkap Anda yang diketik.
Contoh Surat Resign Bahasa Inggris
Berikut adalah beberapa contoh surat resign yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:
Contoh 1: Surat Resign Sederhana
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Tanggal]
Dear [Nama Atasan atau HRD],
Please accept this letter as formal notification that I am resigning from my position as [Jabatan Anda] at [Nama Perusahaan], effective [Tanggal Efektif Pengunduran Diri].
I would like to express my sincere gratitude for the opportunities and experiences I have gained during my time here. I appreciate the support and guidance I have received from my colleagues and supervisors.
Please let me know if there is anything I can do to assist during this transition. I wish you and the company all the best in the future.
Sincerely,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap Anda]
Contoh 2: Surat Resign dengan Alasan
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Tanggal]
Dear [Nama Atasan atau HRD],
Please accept this letter as formal notification that I am resigning from my position as [Jabatan Anda] at [Nama Perusahaan], effective [Tanggal Efektif Pengunduran Diri].
I have recently accepted a new position that will allow me to further develop my skills and career goals.
I am grateful for the opportunities and experiences I have gained during my time at [Nama Perusahaan]. I especially appreciate [Sebutkan hal spesifik yang Anda hargai].
I wish you and the company continued success in the future.
Sincerely,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap Anda]
Contoh 3: Surat Resign untuk Alasan Pribadi
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Tanggal]
Dear [Nama Atasan atau HRD],
Please accept this letter as formal notification that I am resigning from my position as [Jabatan Anda] at [Nama Perusahaan], effective [Tanggal Efektif Pengunduran Diri].
I am resigning due to personal reasons that require my full attention at this time.
I want to express my sincere appreciation for the support and understanding I have received from the company during my employment.
Thank you again for everything. I wish you and the company all the best.
Sincerely,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap Anda]
Tips Tambahan
- Sesuaikan dengan Budaya Perusahaan: Perhatikan budaya perusahaan tempat Anda bekerja. Jika perusahaan cenderung formal, pastikan surat resign Anda juga menggunakan bahasa yang formal.
- Jaga Nada Positif: Meskipun Anda mungkin memiliki alasan tertentu untuk resign, usahakan untuk menjaga nada positif dalam surat Anda. Hindari memberikan kritik atau keluhan yang tidak perlu.
- Proofread: Pastikan surat resign Anda bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan. Mintalah bantuan orang lain untuk memeriksa ulang sebelum Anda mengirimkannya.
- Sampaikan Secara Langsung: Selain mengirimkan surat resign, usahakan untuk berbicara langsung dengan atasan Anda untuk menyampaikan niat Anda secara pribadi.
Penutup
Menulis surat resign yang baik dalam bahasa Inggris adalah langkah penting dalam mengakhiri hubungan kerja secara profesional. Dengan mengikuti panduan dan contoh-contoh di atas, Anda dapat membuat surat resign yang efektif dan meninggalkan kesan positif pada perusahaan.